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La preparación a la comunicación
En uno de los artículos sobre el principio 80-20presenté la comunicación poco eficaz como uno de los elementos que más tiempo puede hacernos perder en la ejecución de nuestros proyectos.
En ese artículo dejé una cita que, en su día me hizo darme cuenta de las dificultades reales en un proceso de comunicación:
Entre lo que pienso,
Lo que quiero decir,
Lo que creo decir,
Lo que digo,
Lo que quieres oír,
Lo que crees oír,
Lo que oyes,
Lo que tienes ganas de comprender,
Lo que comprendes…
Hay ocho posibilidades que tengamos dificultades a comunicar.
La era del “trabajador del conocimiento”, en la que las personas y sus conocimientos son el verdadero capital de las empresas, requiere individuos que, no solo deben tener unos buenos conocimientos técnicos, sino que también deben saber transmitir y compartir esos conocimientos e ideas en equipos de trabajo. La solidez y el éxito del equipo se basan en los conocimientos y, en la misma medida, en la comunicación entre sus miembros.
Como miembros de grupos, cada día comunicamos. Preparar de antemano esas comunicaciones con un simple proceso, puede ayudarnos a ganar en claridad y a ser mas concisos en la información que queremos transmitir. Eso no solo optimiza nuestro tiempo sino que, a su vez, es una forma de respetar el tiempo de las personas que nos escuchan.
Ese proceso para preparar la comunicación se basa en tres fases [JEN03]:
Saber: Antes de comunicar debo saber que es lo que quiero que la gente sepa o aprenda.
Sentir: ¿Como quiero que el receptor del mensaje se sienta después de recibir la información?
El hacerse esa pregunta nos obliga a hacer un esfuerzo de empatía, nos obliga a ponernos en la situación del receptor. Eso permite organizar mejor la información que queremos transmitir.
Actuar: ¿Como quiero que la gente actúe como consecuencia de la información recibida? Ponerse esta cuestión nos hace ver los receptores de la información como individuos capaces de tomar decisiones y presentar la información en consecuencia.
El preparar de antemano una comunicación nos permite ser claros y concisos y respetar el tiempo de nuestros interlocutores. Eso nos permite optimizar el proceso de comunicación y mejorar nuestra productividad.
Saludos,
Rafael
[JEN03] Bill Jensen, The Simplicity Survival Handbook, Basic Books, 2003
