Planificando un Proyecto

Definimos como proyecto cualquier objetivo que requiera de más de una acción.

El objetivo de un proyecto puede ser sencillo y no precisar de muchas acciones, personas ni recursos o por el contrario puede ser complejo, precisar de la coordinación de bastantes personas y del consumo de un gran volumen de recursos.

Sea la que sea, la dimensión de un proyecto, siempre precisará de una planificación previa.

Un proyecto tiene seis características:

1.- Tiene un principio y un fin

2.- Un timming de calendario definido para su ejecución

3.- Plantearse íntegramente de una sola vez.

4.- Precisar de varias acciones y/o de varias personas para su ejecución.

5.- Contar con un limitado número de recursos.

6.- Constar de una sucesión de actividades o de fases.

En realidad, el éxito de un proyecto consiste en que se realice a tiempo, dentro del presupuesto y conforme con las expectativas de calidad puestas en él.

¿Cómo se logra esto?

Planificando.

Aunque a veces estamos tentados a lanzarnos rápidamente a la acción, es preciso siempre tomarse un tiempo en planificar. Ir despacio al principio nos podrá permitir apretar luego el acelerador.

Planificar podría consistir en alejarse lo más posible de las improvisaciones. Organizar de forma secuencial y estructurada el devenir de las acciones a implementar.

A veces, un proyecto plantea tareas que abordamos por primera vez y que requieren de la concurrencia de personas que normalmente no trabajan juntas. Hacer intervenir en esta planificación a todo el equipo, permitirá hallar un terreno de entendimiento común y definir las expectativas de cada uno, con respecto al resultado final. Conocer las habilidades de cada miembro nos facilitaráasignar las tareas a realizar de una forma más eficiente.

La “lluvia de ideas” hará plantear preguntas como ¿y si ocurriese tal cosa? ¿Qué podría fallarnos aquí? ¿Cómo conseguir más recursos?

Para acertar en lo que se debe hacer, es preciso situarse mentalmente al final y recorrer el camino en sentido inverso. Cuanto mejor definido tengamos el resultado final de nuestro proyecto, mejor podremos programar el camino que nos conduzca a él.

Cuando se trata de un proyecto dirigido a unos usuarios o clientes hay que imaginar cuál será su punto de vista. ¿Quién es el usuario final? ¿Qué espera de nosotros? Un cliente, un proveedor, un jefe o un paciente. Hay investigaciones que demuestran que los usuarios suelen ser los iniciadores de la mayoría de innovaciones técnicas. Hacer un estudio de mercado, conocer cual es el público objetivo y sus necesidades, nos permitirá captar realmente qué necesitan y conseguir verdaderas oportunidades de negocio.

Para que un proyecto sea un éxito, la opinión del usuario final, en cuanto a satisfacer sus necesidades o aportarle soluciones, deberá coincidir con el objetivo que se había definido al inicio del proyecto.

Una vez recopilada toda la información necesaria, estudios de mercado, público objetivo, posibilidades de financiación, y haber estudiado los posibles problemas que puedan surgir, es el momento de establecer la secuencia de acciones a realizar.

Algunas se podrán realizar simultáneamente y repartirse entre el equipo. Mientras unos realicen ciertas acciones, otros podrán efectuar otras de otra índole. Optimizar el tiempo es crucial. Otras precisarán esperar que se realice una primera fase, para poderlas llevar a cabo.

Un planning de acciones, es sin duda imprescindible.

Pero en cualquier proyecto, surgen desviaciones imprevistas. Implementar un plan de mejora continua nos ayudará a reconducir las desviaciones que se produzcan.

PDCA :Planificar-Hacer-Verificar-Actuar

Verificar los resultados reales que se están obteniendo y compararlos con los resultados esperados, nos permitirá aplicar acciones correctivas para no desviarnos del plan inicial.

Analizar las diferencias para determinar sus causas y determinar dónde hay que aplicar los cambios para la mejora del proceso. Esta fase es de vital importancia. Cuanto más preciso se haga elseguimiento más fácil será corregir las desviaciones.

Como decía John Young, antiguo director general de Hewlett Packard :

"No es sólo cuestión de saber hacer las cosas, sino que además, hay que saber que cosas hacer."

Que tengáis un buen día.
Montse

Referencias: El arte de gestionar y planificar en equipo de W.Alan Randolph y Barry Z.Posner de Grijalbo

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Procrastinando nuestro proyecto de vida

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Planificando un Proyecto

de Buenhabit de noreply@blogger.com (Montse Vila)

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HA ENTRADO EN el BLOG/ARCHIVO de VRedondoF. Soy un EMPRESARIO JUBILADO que me limito al ARCHIVO de lo que me voy encontrando "EN LA NUBE" y me parece interesante. Lo intento hacer de una forma ordenada/organizada mediante los blogs gratuitos de Blogger. Utilizo el sistema COPIAR/PEGAR, luego lo archivo. ( Solo lo INTERESANTE según mi criterio). Tengo una serie de familiares/ amigos/ conocidos (yo le llamo "LA PEÑA") que me animan a que se los archive para leerlo ellos después. Los artículos que COPIO Y PEGO EN MI ARCHIVO o RECOPILACIÓN (cada uno que le llame como quiera) , contienen opiniones con las que yo puedo o no, estar de acuerdo. Cuando incorporo MI OPINION, la identifico CLARAMENTE, con la unica pretension de DIFERENCIARLA del articulo original.

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Mi Crónica de las Primeras Jornadas GTD

Como seguramente ya sabes, el pasado sábado 22 de octubre tuvieron lugar en Barcelona las primeras Jornadas GTD.La respuesta a estas primeras jornadas superó por completo nuestras previsiones, hasta tal punto que, en apenas 48 horas, habíamos superado las 250 inscripciones.

Considerando la mínima promoción que hicimos los organizadores y la poca antelación con la que se comunicó el evento, creo que la convocatoria ha sido un éxito rotundo.

A pesar de que intentamos encontrar un local más grande en el que dar cabida a todas las personas inscritas, no fue posible. Pasar de los 30 asistentes inicialmente previstos a un local unas nueve veces mayor planteaba varios problemas logísticos y económicos, ya que la entrada era gratuita y no contábamos con patrocinadores, que no eran fáciles de resolver en tan corto plazo.

La lección está aprendida y las próximas jornadas se prepararán desde el principio contando con que tendremos una respuesta tan entusiasta y masiva como la de las primeras.

En cualquier caso, y a pesar de los muchos aspectos mejorables, creo que estas primeras jornadas han salido bastante bien.

Me impresionó la voluntad de aprender de los que se acercaron a compartir una mañana productiva con algunos de los bloggers más populares sobre GTD, ya que había personas no sólo de Barcelona y alrededores sino también de Cádiz, Palma de Mallorca, Madrid, Córdoba…

Un poco apretados… Bueno, bastante apretados en realidad, comenzó la mañana con una breve introducción de Daniel Aguayo, que dio rápidamente paso a la primera intervención del día: David Torné. Podéis leer su crónica y ver su presentación en el artículo que ha publicado al respecto en su blog.

A continuación llegó el turno de Jeroen Sangers, quién nos hizo una breve pero completa introducción a GTD y al Método de 5 Pasos para Administrar el Flujo de Trabajo.

Cerró la primera mitad de la jornada Àlex Bergonzini, que compartió con nosotros lo que suponer practicar y vivir GTD día a día en un entorno ajeno a GTD. Puedes ver también su crónica y presentación en la entrada que ha publicado al respecto en su blog.

Llegábamos así al café, rápido pero con tiempo suficiente para algo de networking ya que, por increíble que pueda parecer, íbamos cumpliendo los tiempos de la agenda escrupulosamente.

Ya en la segunda mitad de la mañana, llegaba mi turno, en el que hablé del Método de Planificación Natural en 5 Pasos, una potente y sencilla herramienta para planificar las secuencias de acciones que conducen a un resultado.

Si tienes interés (y paciencia), he adjuntado el video completo de mi intervención, así como la presentación que utilicé para ella.

Ya en la recta final de la jornada, Daniel Aguayo nos hablaba de la revisión por alturas o, lo que es lo mismo, el Modelo de 6 Niveles de Perspectiva, el contrapeso necesario al control que nos proporciona el Método de los 5 Pasos.

En resumen, una mañana productiva, intensa y divertida, con muchísimas preguntas y ganas de aprender y compartir más sobre GTD.

Después de la experiencia, creo que no va a haber más alternativa que ir pensando ya en unas segundas jornadas… Ventana externa icon wink Mi Crónica de las Primeras Jornadas GTD

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Mi Crónica de las Primeras Jornadas GTD

de Optima Infinito | Innovación y Productividad (GTD) para un Mundo 2.0 de José Miguel Bolívar

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Cómo trazar metas estratégicas paso a paso

“..Trazar metas te da una visión a largo plazo y una motivación a corto plazo..”

Estamos arrancando el 2011, tenemos sin duda grandes sueños, pero es de vital importancia contar con una planeación estratégica y trazar metas concretas.

Asigna un tiempo exclusivo para definir y planificar tus metas paso a paso

Es importantísimo para la motivación personal tener sueños visualizados en la mente, pero en realidad no es suficiente con soñar, pues sólo la acción es la que puede cristalizar esos sueños anhelados.

2011 promete ser un año lleno de oportunidades para quien haya tenido cuidado de trazar metas estratégicas y tenga el enfoque, la decisión y la entrega para cumplirlas paso a paso.

Los sueños son ilusiones motivadoras pero intangibles, las metas en cambio son rutas concretas con forma definida, tiempo específico para su creación y cumplimiento, proceso de acción establecido. No permitas que tu sueño se quede suspendido en una ilusión sin posibilidad de convertirse en realidad.

Permíteme compartir contigo unas Líneas de mi libro “Conciencia de Riqueza y Armonía Interior”…

¿Te has preguntado alguna vez cuáles son las características específicas de aquellos seres humanos que avanzan en su vida a pasos agigantados, alcanzando logros, generando y multiplicando sus posesiones y su bienestar, mientras otros permanecen en una vida estancada en la carencia, la infelicidad y el estrés?

¿Has pensado que es lo que impulsa a aquellos hombres y mujeres de gran poder personal, a vislumbrar un camino de éxito a través de cualquier obstáculo, para ver realizados sus sueños más anhelados, mientras otros luchan y fracasan, sin poder avanzar?

Los ganadores, la gente con mentalidad de éxito y quienes ya tienen resultados acumulados, saben de forma precisa a donde quieren llegar y en qué dirección avanzar para cumplir sus metas.

Por ello aquí te propongo una Guía Paso a Paso para trazar tus metas de forma estratégica.

• Define tus objetivos con precisión, ¿qué es exacta y concretamente lo que deseas?

• Tus objetivos deben ser medibles, cuantificables y con un fecha límite para su cumplimiento.

• Cada uno de tus objetivos debe estar plenamente detallado por escrito.

• Traza un plan específico para llegar del punto en el que te encuentras hacia donde quieras llegar, con las herramientas que tienes a tu alcance.

• Divide el plan al éxito en pequeñas etapas de fácil cumplimiento, será más sencillo cumplir una Gran Meta en pequeños retos.

• Cada una de tus metas debe tener una fecha específica, este punto es de suma importancia para darle formalidad y velocidad a tus avances.

• Visualiza tu meta ya alcanzada, la visualización permite experimentar la sensación de realización, alegría y logro, que te mantienen con la motivación, enfoque y convicción plena de que está cercana la realización de tu sueño, entre más detallada, específica y vivencial es la visualización, las recompensas son mayores.

• Mantente en contacto continuo y regular con personas que tengan sueños, metas, planes y estrategias afines a las tuyas, te mantendrás con el enfoque al más alto nivel y quizá puedas encontrar apoyo, nuevas ideas para llegar más pronto y alianzas que complementen tu proyecto.

• Organiza tu tiempo, recursos, evita las distracciones y concéntrate en el proceso.

• Marca un plan de rendimiento, haz una lista diaria de tareas a cumplir y no dejes ir el día sin que la lista se haya completado.

• Y lo más importante… disfruta al máximo hacer lo que más, deseas hacer.

Para alcanzar cualquier meta tiene que haber planeación previa.

El autor de esta entrada / articulo es :Espero que estos puntos hayan sido de utilidad y no me queda más que desearte sinceramente que tus anhelos se desborden en tu realidad multiplicados y este 2011 traiga para ti una avalancha de oportunidades proyectos y logros.

Felicidades!!!

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Te envío un afectuoso abrazo.

Hasta la próxima!!!.

Patricia Behisa - contactoarrobapatriciabehisa.com

Autora del libro "Conciencia de Riqueza y Armonía Interior".

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