SISTEMA LAB-LAN

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*PLAN DE ENFOQUE BASICO. 

-¿Porque es necesario .....?   ( )   

-¿Para que es necesario .......?   ( )   

-¿ESTÁN Analizadas TODAS/OTRAS OPCIONES?    ( )   

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*PLAN DE OBJETIVOS. (SÍNTESIS de los OBJETIVOS CONCRETOS A CONSEGUIR)

 OBJETIVO PRINCIPAL A CONSEGUIR    ( ) 

OTROS OBJETIVO A CONSEGUIR ( )   ( )   ( )       

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*PLAN DE DESARROLLO.

-1ª FASE o FASE INFORMATIVA-(Recopilación y Ordenación de toda la información con los anexos necesarios)

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-2ª FASE o FASE de CONCLUSIONES -(determinadas en función del estudio de toda la información)

-( ) -( ) -( ) -( ) -( ) -( )

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-3ª FASE o FASE de ALTERNATIVAS -(alternativas  con sus ventajas e inconvenientes )

(Alternativa aconsejada  )  

-2( ) -3( ) -4( ) -5( )

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-4ª FASE o FASE  de DECISION   

( )   

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*PLAN DE MEDIOS.

-[con QUIEN ( )  ] -[con QUE ( )  ] -[COMO ( ) ] -[con CUANTO ( )  ] -[ CUANDO ( ) ] 

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*PLAN DE ACCIÓN.    

( )   ( )   ( )   ( )   

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GTD: El Modelo de Planificación Reactivo

GTD: El Modelo de Planificación Reactivo

de Optima Infinito de jmbolivar@optimainfinito.com (José Miguel Bolívar)

Mucha gente cree que planificar consiste en aplicar el Modelo de Planificación No Natural y, como no le ven valor alguno de cara a su trabajo, casi nadie planifica.

Se suele asociar planificar con burocracia, pérdida de tiempo, limitación de la creatividad y la espontaneidad... Es lógico, porque lo que habitualmente se considera planificar, no es planificar. 

Nos solemos resistir por tanto a planificar las reuniones, las presentaciones y, en general, cualquier cosa. Además, cuando planificamos, muchas veces lo dejamos para el último minuto.

Lo que suele suceder cuando no se planifica, o cuando se hace tarde y rápido, es que se acaba produciendo una situación de crisis. Es entonces cuando ponemos en marcha el Modelo de Planificación Reactivo.

Este modelo consiste en sobreactuar, es decir, tomar mucha más acción de la que una planificación adecuada hubiera requerido. Sobreactuamos dedicando más horas, más esfuerzo... El resultado es más trabajo y más estrés para más gente.

Cuando demasiada gente estresada se pone a trabajar en un mismo problema, lo habitual es que no sólo no lo resuelvan, sino que lo compliquen aún más. Suele ser entonces cuando alguna mente preclara exclama "¡Necesitamos organizarnos!", grito de guerra que desencadena una frenética actividad de "pinta, etiqueta y colorea", más conocida como "diseño organizativo".

Lo de cambiar "cajitas" de sitio tampoco suele aportar demasiado a la resolución del problema. Hace falta más creatividad para resolverlo, ¿Qué tal una tormenta de ideas"? Pregunta alguien...

Como esto tampoco suele funcionar, antes o después se acaba contratando un consultor que, a poco bueno que sea, tendrá que plantear en un momento dado "la" pregunta: "A ver, ¿qué es lo que realmente quieren hacer?" (es decir, ¿cuál es la visión o propósito?).

El Modelo de Planificación Reactivo es el contrario al Modelo de Planificación Natural, porque sigue un enfoque de arriba a abajo, es decir, actuar > organizar > tormenta de ideas > visión > propósito, que es precisamente el orden inverso al que sigue el Modelo de Planificación Natural.

Si queremos lograr resultados, al final habrá siempre que aplicar el Modelo de Planificación Natural de todos modos. La pregunta es cuándo y a qué coste.

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GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural

GTD: Los 5 Pasos de la Planificación Natural.

Publicado en Optima Infinito

Afirma David Allen que nuestro cerebro es el planificador más creativo y brillante del mundo y que, de hecho, las personas somos máquinas de planificar, ya que todo lo que hacemos es fruto de un proceso de planificación.

Aunque parezca aleatorio, para hacer prácticamente cualquier tarea, la mente sigue cinco pasos:

1. Definir propósitos y principios
2. Visualizar los resultados
3. Generar tormenta de ideas
4. Organizar
5. Identificar próximas acciones

Voy a utilizar como ejemplo de este modelo la planificación de las vacaciones.

En un determinado momento hay "algo" que te sugiere la idea de planificar tus vacaciones: un folleto que lees, una web que visitas, una conversación con los amigos... Por la razón que sea, decides que quieres irte de vacaciones y conviertes tu intención de hacerlo en tu propósito, momento en el que comienzas el proceso de planificación natural.

Tus principios son los que marcan los límites de tu plan. ¿Cuál es tu idea de vacaciones? ¿Descansar, conocer otras culturas, disfrutar de la naturaleza, de tu familia? Puede que seas consciente o no de esos principios cuando tomas decisiones, pero tanto si lo eres como si no,piensas de acuerdo con ellos y descartarás las opciones que no caigan dentro de esos límites.

Lo siguiente que haces es visualizar los resultados: te ves en la tumbona disfrutando de la brisa marina o tomando fotos espectaculares en un parque natural. Seguramente también imagines las personas que te acompañan y como evolucionan los acontecimientos.

Acto seguido empezarás la tormenta de ideas: ¿dónde ir? ¿con quién? ¿cuándo? ¿cuánto gastar? La tormenta de ideas te permite rellenar el espacio vacío entre donde estás y donde quieres estar.

Tu propósito es el porqué de irte de vacaciones; la visualización de los resultados es en qué consistirán; la tormenta de ideas te ofrece las alternativas sobre cómo hacerlo. 

Una vez terminada la tormenta de ideas tienes que empezar aorganizarlas, identificando y clasificando los componentes, prioridades y secuencias de acontecimientos, también llamados subproyectos en la metodología GTD.

Ejemplo de componentes serían el lugar de destino elegido, las personas, el transporte. Una prioridad podría ser averiguar si tus amigos estarían interesados en acompañarte o si tu jefe te va a dejar irte de vacaciones en las fechas que has elegido. Por último, ejemplos de secuencias de acontecimientos serían: "hacer los preparativos para el transporte" o "reservar los hoteles".

Cuando descompones las secuencias en todos los pasos que las componen estás aplicando el enfoque vertical que veíamos la semana pasada. Si por ejemplo hablamos de "reservar los hoteles", en realidad esto sería un proyecto que requeriría las siguientes acciones: "buscar hoteles que entren en el presupuesto", "ver si tienen plazas libres", "llamar por teléfono para reservar" y "enviar señal por transferencia bancaria".

Llegado a este punto, si realmente estás comprometido con tu proyecto para irte de vacaciones, te centrarías en la próxima acción, por ejemplo "comprar los billetes de avión".

Estos cinco pasos se dan en todo lo que haces durante el día: 1) tienes el deseo de hacer algo, 2) imaginas los resultados, 3) generas ideas sobre cómo hacerlo, 4) las clasificas y 5) defines la primera acción que convertirá ese deseo en realidad.

Y lo mejor de todo es que lo haces de forma natural, sin pensar demasiado en ello.

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La preparación a la comunicación

Publicado en el BLOG SIMPLICIDAD 

La preparación a la comunicación

En uno de los artículos sobre el principio 80-20presenté la comunicación poco eficaz como uno de los elementos que más tiempo puede hacernos perder en la ejecución de nuestros proyectos.

En ese artículo dejé una cita que, en su día me hizo darme cuenta de las dificultades reales en un proceso de comunicación:

Entre lo que pienso,
Lo que quiero decir,
Lo que creo decir,
Lo que digo,
Lo que quieres oír,
Lo que crees oír,
Lo que oyes,
Lo que tienes ganas de comprender,
Lo que comprendes…
Hay ocho posibilidades que tengamos dificultades a comunicar.

La era del “trabajador del conocimiento”, en la que las personas y sus conocimientos son el verdadero capital de las empresas, requiere individuos que, no solo deben tener unos buenos conocimientos técnicos, sino que también deben saber transmitir y compartir esos conocimientos e ideas en equipos de trabajo. La solidez y el éxito del equipo se basan en los conocimientos y, en la misma medida, en la comunicación entre sus miembros.

Como miembros de grupos, cada día comunicamos. Preparar de antemano esas comunicaciones con un simple proceso, puede ayudarnos a ganar en claridad y a ser mas concisos en la información que queremos transmitir. Eso no solo optimiza nuestro tiempo sino que, a su vez, es una forma de respetar el tiempo de las personas que nos escuchan.

Ese proceso para preparar la comunicación se basa en tres fases [JEN03]:

Saber: Antes de comunicar debo saber que es lo que quiero que la gente sepa o aprenda.

Sentir: ¿Como quiero que el receptor del mensaje se sienta después de recibir la información? 
El hacerse esa pregunta nos obliga a hacer un esfuerzo de empatía, nos obliga a ponernos en la situación del receptor. Eso permite organizar mejor la información que queremos transmitir.

Actuar: ¿Como quiero que la gente actúe como consecuencia de la información recibida? Ponerse esta cuestión nos hace ver los receptores de la información como individuos capaces de tomar decisiones y presentar la información en consecuencia. 

El preparar de antemano una comunicación nos permite ser claros y concisos y respetar el tiempo de nuestros interlocutores. Eso nos permite optimizar el proceso de comunicación y mejorar nuestra productividad.

Saludos,
Rafael 

[JEN03] Bill Jensen, The Simplicity Survival Handbook, Basic Books, 2003

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